Koppelingen maken via Zapier, hoe werkt dat?

Zapier is een losse tool waarmee je twee of meerdere apps/software aan elkaar kunt koppelen. Het zorgt ervoor dat er data vanuit het ene systeem naar de andere wordt gepusht in een zogenoemde ‘Zap’. De tool is vooral handig om te gebruiken, wanneer er geen directe integratie mogelijkheid bestaat. 

Om gebruik te maken van Zapier, heb je een apart abonnement nodig. Wanneer je direct bij Zapier een abonnement afneemt, betaal je 20 dollar per maand. Let op: de software is gratis te gebruiken wanneer je niet meer 100 taken per maand hebt. Je kan dan zelfstandig de Zap(s) inrichten en beheren om de koppeling te bewerkstelligen.

Je kan het inrichten en beheren van je Zap(s) ook door ons laten doen voor dezelfde kosten (20 euro per maand), maar helaas kunnen wij daarom niet de gratis 100 taken per maand faciliteren. Mocht je hier interesse in hebben, dan kan je Zapier aanvragen bij ons in de MailBlue portal. Je ontvangt dan vanzelf een mail met enkele vervolgvragen. Na jouw reactie op de mail, plannen wij een moment voor je in om de Zap(s) voor je in te richten.

Bouw je toch liever zelf je eigen Zaps/koppelingen? Lees dan deze guide van Zapier.

 

Hoe maak je een Zap?

Voordat je een Zap gaat aanmaken, is het altijd handig om goed te na te denken over je gewenste workflow. De onderstaande vragen kunnen je daarbij helpen:

  • Welke software moet er gekoppeld worden aan MailBlue?
  • Welke triggers en acties moeten er worden ingesteld? Meer informatie over de trigger- en actiemogelijkheden van de gewenste software vind je op Zapier.com


Om een Zap aan te maken, ga je naar de website van Zapier.com en log je in op je account. Klik vervolgens op ‘Zaps’ in het linker menu en daarna op de zwarte of blauwe ‘Create Zap’ knop.

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.32.16.png

Geef je Zap een gewenste naam. Ben je van plan om meerdere Zaps te gaan maken die betrekking hebben op dezelfde software? Denk dan ook goed na over de structuur van je naam. Bijvoorbeeld: “Naam software > MailBlue - Naam product - Productnummer/SKU.”

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.33.04.png

Trigger

Een Zap bestaat standaard uit een ‘Trigger’ en een ‘Action’. Je zou eventueel nog een extra (tussen)stap toe kunnen voegen, maar daar lees je straks meer over bij het kopje ‘Filters’. Bij ‘App Event’ dien je de te koppelen software aanklikken. Indien deze nog niet in het onderstaande overzicht staat weergegeven, kun je die bij ‘Search apps’ op zoeken.

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.34.36.png

Stel je gewenste ‘Trigger Event’ in. Deze trigger zal ervoor gaan zorgen dat je Zap gestart wordt. Bij het selecteren van je gewenste trigger, dien je vaak nog in te loggen bij het account van de software waarmee je een koppeling probeert te leggen. Dit komt omdat Zapier de trigger goed wil kunnen monitoren.

Bij ‘Set up trigger’ geef je specificaties aan, zodat Zapier precies weet hoe je het ‘Trigger Event’ in wilt steken. Daarna klik je op ‘Test trigger’, zodat Zapier kan bevestigen dat de aangemaakte Zap trigger goed gekoppeld staat met het juiste software account. Je krijgt nu een overzicht te zien van welke data er kan worden doorgezet. Wanneer de testresultaten overeenkomen, klik je op ‘Continue’. Je hebt succesvol een ‘Trigger’ aangemaakt.

 

Action

Je kunt nu een ‘Action’ instellen, oftewel wat er gedaan moet worden, wanneer de ‘Trigger’ de Zap start. De MailBlue koppeling in Zapier leg je altijd met ActiveCampaign, aangezien MailBlue de Nederlandstalige partner reseller is van het Amerikaanse ActiveCampaign.

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.35.40.png

Stel je gewenste ‘Action Event’ in. Dit is de actie die wordt uitgevoerd, zodra de Zap wordt getriggerd. Onze ervaring leert dat ‘Create/Update contact’ de meest voorkomende trigger is, omdat je graag contacten in je MailBlue account wilt krijgen (of dient te updaten) die je vanuit daar verder kunt opvolgen. Daarom dien je ook in te loggen bij je MailBlue account, zodat Zapier toegang heeft tot je e-mailmarketing omgeving en het ‘Action Event’ voor je kan monitoren. 

Er zal gevraagd worden om je API gegevens. Deze gegevens zijn per MailBlue gebruiker uniek en koppelen je software aan je MailBlue account. Wij adviseren hierbij om de API gegevens van de admin gebruiker in je MailBlue account aan te houden. Beschik je over maar één gebruiker binnen je account? Dan is dit standaard de admin gebruiker. Je vindt de gegevens in je MailBlue account onder ‘Instellingen > Ontwikkelaar’.

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.35.53.png


Bij ‘Set up action’ kan je de gewenste velden in je MailBlue account matchen met de WooCommerce data, zodat Zapier weet wat je precies wilt doen met het ‘Action Event’. Hierbij is het van belang dat je altijd een e-mailadres invult, omdat een e-mailadres verplicht is in de MailBlue e-mailmarketing software.

Hiernaast is het ook mogelijk om een lijst te koppelen, de voor- en achternaam van je contacten mee te laten sturen naar je MailBlue account en eventuele tags. Vooral dit laatste is handig wanneer je bijvoorbeeld specifieke product tags aan je product hebt gekoppeld (#SKU).

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.38.23.png

Klik op ‘Test & Review’ zodat Zapier de aangemaakte Zap ‘Trigger Event’ kan testen met het gewenste ‘Action Event’. Je krijgt dan een overzicht te zien van welke data er wordt doorgezet vanuit je WooCommerce account naar je MailBlue account. 

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.39.37.png

Wanneer de testresultaten overeenkomen, klik je op de blauwe ‘Turn on Zap’ of op het schuifje in de zwarte balk, zodat je Zapier koppeling succesvol live komt te staan. 

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.39.56.png

 

Filters

Met behulp van een filter kun je de Zap alleen een actie laten uitvoeren die je zelf instelt. Wanneer je bepaalde voorwaarden instelt bij de 'Filter' van Zapier gaat je Zap alleen door wanneer de gegevens uit je ‘Trigger’ aan die gefilterde voorwaarde voldoen. Je kunt een ‘Filter’ als (tussen)stap toevoegen in je Zap tussen ‘Trigger’ en ‘Action’ door op het plusteken (+) te klikken. Aan de zijkant verschijnen dan 3 opties:

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.43.53.png

Wanneer je ‘Filter’ aanklikt, dien je in de volgende stap de voorwaarden te specificeren:

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.45.10.png

Zo kun je bijvoorbeeld bij ‘Choose field’ een specifiek Product ID of SKU veld selecteren. Daarna stel je de regel/voorwaarde in die je wilt gebruiken en als laatste de waarde waarmee je het ‘Choose field’ wilt vergelijken. Dit is ook wel vergelijkbaar met het creëren van segmenten binnen je MailBlue account.

Naast de Zap 'Filter' die hierboven beschreven staat, kun je ook gebruik maken van twee andere Zap filters. De andere Zap filters zijn ‘Format’ en ‘Delay’. Onze ervaring leert dat deze minder vaak worden gebruikt, maar hieronder lichten we ze nog wel even kort toe:

  • Format: Je kunt de tekst transformatie van ‘Format’ gebruiken om tekst in je Zap te wijzigen. Er zijn verschillende tekst transformaties die je kunt gebruiken om teksten, getallen en andere gegevens om te zetten in de data dat je nodig hebt, in plaats van de data die binnenkomt via je ‘Trigger’.
  • Delay: Met een vertraging stap kun je je Zap een bepaalde tijd in de wacht zetten voordat je ‘Action’ worden uitgevoerd. Je kunt vertragingen gebruiken om geplande e-mails in te stellen, een melding te krijgen van onvolledige taken, automatische follow-ups te verzenden en andere taken op je tijdlijn te automatiseren.

Zap testen

Zapier test eigenlijk dus standaard al of er een juiste connectie is gemaakt met de gewenste software en je ActiveCampaign/MailBlue account, maar we adviseren om zelf je gehele workflow nog eens goed door te lopen. 

Indien je bijvoorbeeld de Zap voor een webshop hebt, kun je met een 100% kortingscode een test bestelling plaatsen op je website. Wanneer je de testbestelling volledig hebt afgerond, kun je binnen je MailBlue account zoeken naar je test contact en precies zien welke informatie/data er wordt meegestuurd. Op basis daarvan kun je dan verdere automatiseringen uitbouwen in je MailBlue account. Denk hierbij aan het instellen van een gewenste starttrigger, bijvoorbeeld: “Tag X is toegevoegd”.

Mocht je constateren dat er iets nog niet naar wens verloopt, kun je in het hoofdscherm van je Zapier account bij ‘Zap History’ bekijken waar het eventueel nog mis gaat en instellingen wijzigen in je Zap.

Schermafbeelding_2022-01-29_om_11.51.35.png

 

 

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0