Hoe kan ik de chatbot van Gesprekken (Conversations) automatiseren?

Gesprekken (Conversations) is beschikbaar bij elk abonnement en kan gekocht worden als een add-on. 

Elk gesprekken-account wordt geleverd met een vooraf geconfigureerde Chatbot-automatisering. Deze eenvoudige funnel helpt bij het real-time beantwoorden van supportvragen door de eerste contactmomenten te automatiseren, gegevens te verzamelenen en leads te kwalificeren voordat één van je medewerkers het overneemt. Het gebruik van een Chatbot-automatisering zorgt voor een tijdige en positieve klantervaring 24/7.

In dit artikel lees je meer over de triggers en acties die beschikbaar zijn met de Chatbot-automatisering en hoe je de automatisering zo kunt aanpassen dat deze optimaal aansluit op jouw bedrijfsbehoeften.

In dit artikel:

Let op:

  • Voor bestaande gesprekken-accounts zijn jouw auto-reply berichten, capture formulieren en Follow-up berichten gemigreerd naar de nieuwe Chatbot automatiseringsbouwer, om zo jouw vorige configuratie te weerspiegelen.
  • De Chatbot-automatisering kan worden geopend en beheerd via de instellingen > Gesprekken in jouw MailBlue account.
  • De Chatbot-automatisering is alleen beschikbaar voor het kanaal WebChat.
  • Er kan slechts één chatbot-automatisering per account zijn.
  • Je kan maar één trigger gebruiken om een Chatbot-automatisering te starten.
  • Je kan tot 100 acties in een Chatbot-automatisering hebben.

Hoe krijg je toegang tot de Gesprekken Chatbot-automatisering?

Om toegang te krijgen tot de Chatbot-automatisering:

  1. Klik op "instellingen" in het linkermenu.
  2. Klik op de optie "Gesprekken".
  3. Klik op Chatbot-automatisering".

Wanneer de Automatisering wordt geladen, zie je dat er een trigger en een aantal acties zijn voor de automatisering. Je kan vervolgens aan de slag gaan met wat al standaard geconfigureerd is of je kan de automatisering aanpassen door een andere trigger te gebruiken, de huidige acties bij te werken, acties toe te voegen of acties te verwijderen.

Triggers en acties voor de Chatbot-Automatisering

In dit gedeelte leer je meer over de verschillende triggers en acties die beschikbaar zijn met de Chatbot-automatisering.

Chatbot-automatisering triggers

Een trigger is een voorwaarde die jouw automatisering start. Deze specificeert hoe een bezoeker de automatisering binnenkomt, zodat hij de funnel kan doorlopen.

Er zijn twee triggers beschikbaar voor de Chatbot-automatisering. Let op dat slechts één trigger kan worden gebruikt. De twee triggers waar je uit kan kiezen zijn:

  • De bezoeker klikt op de chat widget
    De automatisering start wanneer een bezoeker op de chat widget klikt.
  • De bezoeker stuurt een bericht
    De automatisering start wanneer een bezoeker zijn eerste bericht verstuurt via de chat widget.

Chatbot-automatisering acties

Acties zijn een reeks processen die een bezoeker doorloopt zodra hij de automatisering binnengaat. Bij iedere stap die een bezoeker in de automatisering zet, wordt de bijbehorende actie uitgevoerd.

Er zijn vier acties die je kan gebruiken in een Chatbot-automatisering. Let op, je kan tot maximaal 100 acties in jouw automatisering gebruiken. De volgende acties zijn beschikbaar in de Chatbot-automatisering:

  • Tekstblok
    Deze actie toont een bericht dat je schrijft voor de bezoeker van de site.
  • Vraagblok
    Deze actie geeft je de mogelijkheid om gegevens van de bezoeker te verzamelen en het verloop van het gesprek bij te houden.
  • Formulierblok
    Deze actie vraagt de bezoeker om hun persoonlijke gegevens in te vullen via een webchatformulier.
  • Een automatisering starten
    Deze actie voegt de bezoeker toe aan een automatisering in jouw MailBlue account. Let op dat je het e-mailadres van de bezoeker opvraagt. Dit is vereist voordat ze aan een andere automatisering kunnen worden toegevoegd.

Chatbot bezoekersacties

Bezoekersacties zijn voorwaarden waaraan een bezoeker moet voldoen om naar de volgende stap in je automatisering te gaan. Deze acties bevinden zich bovenaan elk actieblok.

mceclip0.png

Je kan de volgende bezoekersacties gebruiken:

  • Geen bezoekersactie nodig
    Het blok start onmiddellijk na het vorige blok.
  • De bezoeker stuurt een bericht
    Het blok start wanneer een bezoeker een bericht typt en verstuurt via de webchat.
  • De bezoeker dient een formulier in
    het blok start wanneer een bezoeker het formulier van het vorige blok indient.
  • De bezoeker reageert op een vraag
    Het blok start wanneer een bezoeker een antwoord geeft op de vraag van het vorige blok.

Hoe is de trigger in een Chatbot-automatisering aan te passen?

Om een andere trigger te gebruiken in de Chatbot-automatisering:

  1. Klik op het blok genaamd "Trigger" bovenaan de automatisering.
  2. Een "Selecteer Trigger" pop-up verschijnt. Klik op de trigger die je wilt gebruiken om de automatisering te starten.

De bijgewerkte trigger wordt automatisch opgeslagen.

Hoe voeg ik acties aan de Chatbot-automatisering toe?

Je kan tot maximaal 100 acties toevoegen aan een Chatbot-automatisering.

     1.    Klik op het plusje (+) waar je de actie wilt invoegen.
     2.   Een " Selecteer een blok" pop-up verschijnt. Klik op het blok dat je aan de automatisering wilt
           toevoegen. Je kan kiezen uit een van de volgende opties:

  • Tekstblok
    Typ de tekst die je aan de bezoeker van de website wilt laten zien. Klik op de knop "Opslaan" wanneer je klaar bent.

  • Vraagblok
    Klik op de dropdown "Bezoekersactie" en klik op de actie die de bezoeker dient te doen om de vraag weer te geven.
    • Typ de vraag in het daarvoor bestemde vak "Vraag". Dit vak is een open tekstveld. Deze tekst word verzonden naar de bezoeker om een antwoord te vragen op basis van het veldtype dat je selecteert.
    • Klik op het zoekveld "Opslaan in contactveld". Je ziet een optie "Niet opslaan" en daarnaast veldgroepnamen. Als je op een veldgroep klikt, wordt er een lijst weergegeven met opties die je kan gebruiken om de reactie van de bezoeker op te slaan. Het veldtype wordt naast de veldnaam vermeld. Je ziet ook het aantal antwoordopties voor dropdown, radioknop, lijstbox en checkbox.
    • Selecteer vertakkingsopties. Als je de veldtypes: niet opslaan, dropdown of radioknop selecteert, kan je ook vertakkingsopties gebruiken. Vertakkingsopties sturen bezoekers naar verschillende paden in de chatbot-automatisering, afhankelijk van hoe ze je vraag hebben beantwoord.
    • "Antwoordopties" zijn bewerkbaar. Ze geven weer wat de bezoeker te zien krijgt in de chat widget.
    • De kolom "Opslaan in" toont het aangepaste veld en de antwoordoptie waarin de reactie zal worden opgeslagen in het contactprofiel.
    • De kolom "Volgend blok" toont de vertakkende routes die een bezoeker gaat afleggen (d.w.z. pad A, B, C, enz.).

  • Formulierblok
    • Klik op de "Bezoekersactie" dropdown en klik op de actie die de bezoeker moet ondernemen om het formulier in te kunnen zien.
    • Klik op de link "Formuliertype toevoegen" en klik dan op het veld dat je in het formulier wilt weergeven. Klik op het selectievakje "Verplicht" om het veld verplicht te maken.
    • Je kan de webchat-composer van de bezoeker verbergen totdat hij het formulier inzendt. Klik hiervoor op het vakje "Schakel de de webchat-composer van de bezoeker uit totdat het formulier is verzonden".
    • Klik op de knop "Opslaan" wanneer je klaar bent.

  • Start een automatiseringsblok
    • Klik op de Dropdown "Selecteer een automatisering om in te starten" en klik vervolgens op de automatisering waaraan je bezoekers toe wilt voegen.
    • Bezoekers kunnen alleen in een automatisering worden toegevoegd wanneer je het e-mailadres hebt opgevraagd via het formulierenblok.
    • Klik op de knop "Opslaan" wanneer je klaar bent.

     3.  Je kan de naam wijzigen van elk blok dat je aan de automatisering toevoegt. Klik hiervoor op
           het blok dat je wilt bewerken. Klik vervolgens op het bewerkingsicoon (potlood) naast de naam
          van het blok. Typ de nieuwe naam in het daarvoor bestemde veld en klik op de knop
           "Opslaan"
.

Hoe kan je acties in de Chatbot-Automation bewerken?

Je kan elke actie in de Chatbot-automatisering bewerken. Om dit te doen, klik je op het blok dat je wilt aanpassen.

Tekstblok

Je kan de volgende opties in een tekstblok aanpassen:

  • Weergegeven bericht
    Om het bericht in een tekstblok bij te werken, klik je in het daarvoor bestemde veld "Tekst" en typ je het nieuwe bericht. Wanneer je klaar bent, klik je op de knop "Opslaan".
  • Naamblok
    Je kan ook de naam van het tekstblok aanpassen. Klik hiervoor op het bewerkingsicoon (potlood) naast de bloknaam. Typ de naam die je voor dit vak wilt gebruiken in het veld en klik vervolgens op "Opslaan".

Vraagblok

Je kan de volgende opties in een tekstblok aanpassen:

  • Vraag
    Om de vraag in een vragenblok bij te werken, klik je in het daarvoor bestemde veld "Vraag" en typ je de nieuwe vraag. Wanneer je klaar bent, klik je op de knop "Opslaan".
  • Opslaan in contactveld
    • De optie "Niet opslaan" is standaard geselecteerd. Dit betekent dat het antwoord dat de bezoeker op jouw vragen geeft, niet wordt opgeslagen. Deze optie wordt hoofdzakelijk gebruikt om je te helpen het gesprek met de contactpersoon te bevorderen. Je kan hen bijvoorbeeld vragen of ze willen chatten met jouw verkoopteam of met jouw supportteam. Zij zouden dan het juiste pad bewandelen, afhankelijk van hun antwoord.
    • Je kan er ook voor kiezen om het antwoord van de bezoeker aan een veld toe te wijzen en de gegevens op te slaan in hun contactprofiel. Voor deze optie klik je op de dropdown "Opslaan in contactveld", klik je op de veldgroep en vervolgens op de veldnaam die je wilt gebruiken.
  • Vertakkingsopties
    • Bewerk antwoord opties: Dit is wat de bezoeker in het chatvenster te zien krijgt. Om één van de antwoordopties te bewerken, klik je op de antwoordoptie die je wilt bewerken en typ je de tekst die je wilt weergeven. In de kolom "Opslaan in" rechts zie je de veldnaam en de daaraan gekoppelde antwoordoptie.
    • Bewerk "Volgende blok": Dit is het automatiseringspad dat aan de antwoordoptie is gekoppeld. Klik op de dropdown met paden voor de antwoordoptie die je wilt bijwerken. Klik op het nieuwe pad dat een bezoeker dient te volgen.
    • De volgorde van de antwoordopties herschikken: Klik op de puntjes naast de padnaam en sleep het naar de gewenste plek.
    • Een antwoordoptie verwijderen: Klik op het kruisje (X) naast de antwoordoptie die je wilt verwijderen.

Formulierblok

Je kan de volgende opties in een formulierblok aanpassen:

  • Weergegeven formuliervelden
    Om de velden in een formulierblok bij te werken, klik je op de link "voeg een type formulier toe" en vervolgens klik je op het formulierveld dat je wenst te gebruiken. Je kan kiezen uit: Volledige naam, Telefoonnummer en Account. Het is niet mogelijk om andere informatie te verzamelen met het formulierblok.
    mceclip1.png
  • Velden verwijderen
    Om een veld uit het formulierblok te verwijderen, klik op het kruisje (X) voor het veld.
    mceclip2.png
  • Velden verplicht of niet verplicht maken
    Je kan elk formulierveld verplicht maken. Klik daarvoor op het vakje "Verplicht" voor het veld. Om een veld niet verplicht te maken, verwijder je het vinkje uit het vakje "Vereist".
  • Webchatcomponent van bezoekers uitschakelen
    Je kan de Webchat-composer van de bezoeker tijdelijk uitschakelen totdat hij of zij het formulier verzendt. Dit betekent dat de bezoeker het formulier moet verzenden voordat het gesprek verder gaat. Om deze instelling in te schakelen, klik op het vakje "Webchat-composer van de bezoeker uitschakelen totdat het formulier wordt verzonden".

Start een automatisering blok

Je kan de automatiseringen aanpassen die een bezoeker in gaat. Om een bezoeker een andere automatisering in te laten gaan, klik je op de dropdown "Selecteer een automatisering om te starten". Klik vervolgens op de automatisering waaraan je de bezoeker toe wil voegen. Ter herinnering, je kan alleen bezoekers aan een automatisering toevoegen als zij hun e-mailadres aan je hebben gegeven via het formulierblok.

Hoe acties te verwijderen uit de Chatbot-automatisering?

Om een actie uit de Chatbot-automatisering te verwijderen, beweeg je met je muis over de actie die je wilt verwijderen. Klik op de knop "Verwijder".

mceclip4.png

Er verschijnt een bevestiging pop-up "Blok verwijderen". Klik op de knop "Blok verwijder".

Chatbot-automatisering uitschakelen

Je kan de Chatbot-automatisering op elk moment uitschakelen. Zodra de automatisering is uitgeschakeld, zullen de bezoekers niet langer de automatisering bewandelen. Bovendien kan je geen formulier meer gebruiken om persoonlijke informatie, zoals volledige naam of e-mailadres, van de bezoekers te verzamelen.
 
Om de Chatbot-automatisering uit te schakelen, klik je op de knop om deze in te stellen op de stand "Uit". Als hij uit staat, is de knop rood en staat er een kruisje. 
mceclip4.png
Om de Chatbot-automatisering weer in te schakelen, klik je op de knop om deze in te stellen op de stand "Aan".
 
Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0