Wat is Gesprekken (Conversations)?

Belangrijke mededeling: Conversations-functie

Let op: Vanaf heden is het niet langer mogelijk om de Conversations-functie nieuw af te nemen binnen MailBlue. Bestaande klanten die momenteel gebruik maken van Conversations kunnen de functie blijven gebruiken zoals gewoonlijk. 

Waarschijnlijk onderhoud je momenteel al contact met je klanten via kanalen als live chat, e-mail, Zendesk, Intercom, Facebook Messenger en/of andere tools. 

Gesprekken maakt het mogelijk om in één inbox je chatberichten en binnenkomende e-mails te beheren. Alle communicatie met leads en klanten is zo eenvoudig gebundeld op een plaats en het is mogelijk er automatiseringen mee te laten triggeren binnen MailBlue.

Gesprekken is een mogelijkheid binnen de software om het bereik van het platform naast de huidige mogelijkheden van e-mail en SMS nog verder uit te breiden. Het wordt een centrale plek voor interacties zodat door het samenkomen van deze interacties snellere, gerichtere en meer gepersonaliseerde berichtgeving mogelijk wordt. Dit zal uiteindelijk meer leads opleveren en een betere klantenservice kunnen bieden aan je klanten. Gesprekken is beschikbaar als een add-on op het huidige platform.

Wat houdt inbound e-mail in? 

Ieder Gesprekken account kan een eigen, uniek e-mailadres creëren dat e-mails naar hun Gesprekken Inbox zal leiden. Dit e-mailadres kan gepersonaliseerd worden door een gebruikersnaam en subdomein toe te voegen naast het ac-inbox.com domein. Dit e-mailadres kan dan gebruikt worden als het forward mailadres voor e-mails die de organisatie gebruikt zoals sales@ of support@. E-mails die binnen komen op dit mailadres worden dan doorgestuurd naar de Gesprekken Inbox in MailBlue.

Het is aan te raden het reply-to adres van je campagnes en automatiseringen aan te passen naar dit e-mailadres en dat je reply tracking aanzet. Op deze manier zullen antwoorden/reacties op je e-mails direct naar je Gesprekken inbox geleid worden. Een e-mail die in deze inbox binnenkomt zal óf geassocieerd worden met een bestaand contact binnen MailBlue en een gesprek dat eventueel al eerder plaats heeft gevonden openen, óf een nieuw contact zal gecreëerd worden - indien het contact nog niet bekend is in MailBlue - en een nieuw gespreksvenster zal aangemaakt worden in de Inbox.\

Toepassingen 

Live Chat

• De chat widget is te personaliseren (kleur, bedrijfslogo, naam & beschrijving).

• Keuze of de widget links of rechts op je website weergegeven wordt.

• Preview van de chat widget voordat je deze live zet.

E-mail

• Antwoord vanuit de Gesprekken Inbox per mail op chats met contacten (bezoekers van je site met e-mailadressen).

• Antwoord e-mails vanuit Agenten naar contacten toe zullen automatisch een transcript van de chat toegevoegd krijgen.

• Binnenkomende e-mails zullen een nieuw gesprek openen (dit kan gebruikt worden voor doorgestuurde e-mails of een reply-to een campagne).

• Creëer een gepersonaliseerd, uniek e-mailadres voor je Gesprekken Inbox.

• Stel standaard onderwerpregels en afzendernamen (van: ") in.

Één Inbox

Alle chatberichten en e-mails kunnen naar één Inbox geleid worden:

• Markeer gesprekken als open of incompleet en filter berichten.

• Desktop notificaties (banners en audio).

• Online aanwezigheid: je kunt zien of de persoon met wie je chat/mailt online is op je website.

• Wissel tussen kanalen: kies tussen chat of e-mail terwijl je een bericht opstelt.

• Automatisch kanalen wisselen: je kunt de optie e-mail of chat automatisch laten selecteren. afhankelijk van het feit of een contact online is op je website of niet.

• Rollen: kies welke MailBlue gebruiker Gesprekken in de Inbox kunnen zien en welke gebruikers de Gesprekken kunnen zien én er op reageren.

• Bezoeker & contactinformatie zichtbaar binnen het gesprek:

• Naam, organisatie, e-mailadres;

• Een link naar de contactinformatie;

• Metadata van de bezoeker (locatie, apparaat, browser);

• Aantal websitebezoeken;

• Welke pagina dit contact momenteel bezoekt (indien online).

Auto-Reply berichtgeving (chat only)

Stel een auto-reply bericht in dat naar iedere nieuwe bezoeker gestuurd wordt die een chatbericht indient:

• Kies of je een e-mailadres wilt verzamelen door middel van een inline formulier binnen het chatscherm.

• Verstuur een opvolgbericht na het eerste bericht, of -als je het formulier ingesteld hebt- nadat het formulier ingevuld is.

Mobiele apps

Gesprekken apps voor iOS & Android:

• Ontvang PUSH notificaties voor nieuwe berichten vanuit chat- of e-mailkanalen.

• Antwoord op berichten (via welk kanaal ze ook binnen gekomen zijn).

• Online aanwezigheid: je kunt zien of de persoon met wie je chat/mailt online is op je website.

Rapporten

Tabelrapport per datum waarin de weergegeven wordt vanuit welke URL een gesprek binnen komt, het aantal contacten, gemiddelde antwoordtijd en het meest gebruikte apparaat per bezoeker (mobiel of desktop).

• Bekijk online of download als CSV/Excel.

Integratie & witte lijst

Eenvoudig code kopiëren/plakken voor sitetracking en Gesprekken:

• Per pagina op de witte lijst plaatsen, voor Site Tracking & Gesprekken.

• Kies of je Site Tracking, Gesprekken óf beiden wilt integreren op elke witte lijst domein/pagina.

• Zorg dat de WordPress plug-in is geüpdate met de laatste code om Site Tracking & Gesprekken te kunnen integreren via die weg.

• Standaard 'GDPR track' optie aanwezig om aan de GDPR te voldoen.

Contactinformatie Gesprekken tab:

• Een nieuw tabblad zal zichtbaar zijn bij de contactinformatie gelinkt naar iedere conversatie die zij hebben gehad in de Gesprekken Inbox.

Instellen 

Gesprekken toevoegen aan je account

• Gesprekken is beschikbaar als een add-on binnen de software voor alle typen accounts (Lite, Plus eén Professional).

• Je kunt 'seats' kopen tot maximaal het totaal aantal gebruikers dat je account toelaat.

• Als je een MailBlue gebruiker een 'seat' toekent, dan worden zij een 'Agent'.

Gesprekken toevoegen op je website

• Gesprekken wordt gestuurd vanuit de site tracking code.

• De code is geüpdate; dus mocht je het reeds op je site hebben staan kopieer en plak dan deze geüpdate code.

• Zorg ervoor dat je domein op de witte lijst wordt geplaatst.

• Als je de WordPress plugin gebruikt; update de plugin dan.

Chat instellen

• Ga naar 'Gesprekken' in de menubalk links in je scherm (indien je Gesprekken niet ziet dan kan dit zijn omdat je niet de admin van dit account bent en zou de admin de stappen moeten volgen en/of je via de tab eronder 'Gebruikers' permissie moeten geven dat je toegang krijgt tot Gesprekken in je account).

• Zet de toggle bij Gesprekken inschakelen op 'AAN'.

• Klik op het tab 'Kanalen'.

• Zet in de chat sectie via de drop-down pijl eerst de zichtbaarheid toggle op 'UIT', zodat op het moment dat je de code op je site integreert jij zelf kunt bepalen wanneer je live gaat met de chat widget.

• Voeg onder het kopje 'uiterlijk' je bedrijfsnaam en beschrijving toe. Dit zal getoond worden helemaal bovenin de chat widget als deze geopend wordt door een bezoeker op je site.

• Om je bedrijfslogo toe te kunnen voegen, zul je een URL in moeten geven waarop je de afbeelding (online) opgeslagen hebt. Je zult de afbeelding te zien krijgen in het blok er boven, zodat je kunt verifiëren dat het er zo goed uit ziet.

• Merk kleur is de kleur van de chat widget. Klik op het blok met de kleuren om de keuzetool te gebruiken of typ een kleur hex code in.

• Klik op 'Publiceren' linksonder in het scherm wanneer je tevreden ben met je instellingen.

Notificaties

• Desktop notificaties zijn ingesteld volgens de standaard instellingen, echter, je dient dit wel toe te staan in je browser.

• Bovenin bij de instellingen, verschijnt een gele banner 'Schakel desktop notificaties in en ontvang een notificatie bij nieuwe berichten'. Je kunt dit uitschakelen bij de Gesprekken instellingen.

• Eenmaal ingeschakeld, kun je deze notificaties te allen tijde eenvoudig uitschakelen via de toggle bij instellingen.

• Je dient de Gesprekken Inbox open te hebben in een tabblad om de notificaties te kunnen ontvangen.

E-mail instellen

• Ga naar 'Gesprekken' in de menubalk links in je scherm.

• Klik op het tab 'Kanalen'.

• Bij de e-mail sectie zet je de toggle bij 'E-mail inschakelen' aan.

• Stel de standaard onderwerpsregel in en gebruik indien gewenst de 'conversation date' tag (tijdstempel tag). Dit is wat standaard gebruikt wordt wanneer een e-mail verzonden wordt vanuit de Gesprekken inbox, maar deze instellingen kunnen ieder moment door een 'Agent' aangepast worden.

• Stel de afzendernaam in (Van: "). Dit is de naam die zichtbaar wordt vóór het e-mailadres.

Avatar afbeelding van de Agent instellen

• Ga naar 'Instellingen' > tabblad 'Account'.

• Je zult een avatar afbeelding op de pagina zien onder het kopje 'Profielfoto' met een link naar Gravatar.

• Om de afbeelding te wijzigen dien je de link naar Gravatar aan te klikken en jezelf vervolgens te registeren of in te loggen (het is gratis). Gebruik hiervoor hetzelfde e-mailadres dat je voor je ActiveCampaign gebruikersaccount gebruikt.

• Als je eenmaal ingelogd bent bij Gravatar upload dan de afbeelding die je wilt gebruiken voor je avatar.

• Als de afbeelding eenmaal ingesteld is in Gravatar, keer dan terug naar je ActiveCampaign account en ververs de pagina. Je zult dan de update van deze afbeelding linksonder in het scherm terugzien bij Instellingen.

• Mocht de update van de afbeelding niet zichtbaar zijn, log dan uit en daarna weer opnieuw in. De nieuwe afbeelding zal dan wel zichtbaar moeten zijn.