Hoe maak ik automations / automatiseringen?

Automations creëren is makkelijker dan vaak gedacht wordt. In dit artikel wordt stap voor stap uitgelegd hoe je een automation maakt die een welkomstmail stuurt zodra contacten zich inschrijven, waarna tags worden toegevoegd op basis van de acties die contacten ondernemen. Deze tags kunnen handig zijn om andere automations mee te starten, contacten te segmenteren en informatie te verzamelen.

Mocht je liever een video bekijken waarin het proces wordt uitgelegd, klik dan hier.

 

Maak een nieuwe automatisering

1. Om te beginnen klik je op “automatiseringen” links in het menu.

2. Klik rechts bovenin op “nieuwe automatisering”.

3. Klik op “begin van af het begin” en daarna op “ga verder”.

 

Voeg een trigger toe

1. Klik op de “schrijft zich in voor een lijst” trigger en daarna op “ga verder”.

2. Selecteer de lijst waarop je contacten zich moeten inschrijven om de automation te starten. In dit voorbeeld kiezen we de “demo lijst”.

3. Om te voorkomen dat contacten opnieuw in deze automation terecht komen (en dus dezelfde mail steeds opnieuw krijgen) zetten we de runs op “een keer”.

4. Om de configuratie af te ronden, klik op “voeg een start toe”.

 

Voeg een actie toe om een welkomstmail te sturen

1. Na het instellen van de trigger opent het “voeg een nieuwe actie toe” scherm. Klik hier op “verstuur e-mail”.

2. Klik op “een e-mail aanmaken”.

3. Vul de naam van de e-mail in. Contacten krijgen deze niet te zien. Klik vervolgens op “aanmaken”.

4. Je wordt dan doorverwezen naar de “sjabloon” pagina. Ga hier met je muis over het sjabloon dat je wilt gebruiken en klik op “gebruik dit ontwerp”. Wij gaan voor “personal email”.

5. In het volgende scherm kun je de afzender informatie en het e-mail onderwerp aanpassen. Dit kun je eventueel in een later stadium nog aanpassen. Vul de gegevens in en klik op “ga verder”.

 

Bewerk je mail

Met het drag-en-drop systeem kun je gemakkelijk je mail naar wens aanpassen. De mail bestaat uit diverse content vakken en je kunt zelf nieuwe vakken toevoegen door deze rechts in het menu te selecteren en in de mail te slepen. Om een vak weer te verwijderen, klik dan op het tandwieltje en klik op “verwijder dit”.

Wanneer je op een vak klikt zie je diverse bewerk opties, zowel in het rechter menu als in de balk boven het vak. Elk vak heeft verschillende opties dus neem je tijd om deze goed uit te zoeken.

Zodra je mail klaar is, klik op “volgende”. Je wordt daarna doorverwezen naar de samenvatting van je campagne.

 

Samenvatting van de campagne

In dit scherm kun je:

• De naam van het bericht, de onderwerpregel en afzender informatie aanpassen
• Open/lezen van tracking aan- of uitzetten
• Link tracking aan- of uitzetten
• Antwoord tracking aan- of uitzetten
• Google Analytics aan- of uitzetten
• Test mails versturen
• Een preview van je mail bekijken
• De spam check bekijken

Klik op “afronden” rechts bovenin het scherm.

 

Een “wacht” actie toevoegen

In dit voorbeeld willen we zo een “als/anders” stap toevoegen om de contacten in de automation te verdelen. De contacten die de mail hebben geopend, willen we een tag meegeven die dit omschrijft. Als ze op een link hebben geklikt, willen we ook een tag meegeven. Maar als de “als/anders” stap nu al wordt toegevoegd, geven we de contacten geen tijd om de mail te openen. De automation checkt dan namelijk direct na de mail of de contacten de mail hebben geopend of ergens op hebben geklikt. Dit is waarom de wachtstap zo handig is. Zo geef je je contacten genoeg tijd om te handelen.

Om een wachtstap toe te volgen dien je de volgende stappen te doorlopen:

1. Klik op “voorwaarden en werkstroom” in het rechter menu en sleep vervolgens de “wacht” optie naar het plusje in de automation. Je kunt ook direct op het plusje klikken en daar onder het kopje “voorwaarden en werkstroom” de “wacht” optie selecteren.

2. Vervolgens kun je aangeven of je een specifieke periode (bijvoorbeeld zeven dagen) wilt wachten, of tot er aan een bepaalde voorwaarde wordt voldaan. In dit voorbeeld is het logisch om te kiezen voor de optie “totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan” omdat we dan de automation kunnen vervolgen zodra de actie die we willen zien van de contacten wordt uitgevoerd.

 

3. Zodra je op “totdat aan bepaalde voorwaarden is voldaan” hebt geklikt komt de voorwaarden editor tevoorschijn. Hier stel je de voorwaarde in waaraan je contacten moeten voldoen om naar de volgende stap te gaan. In dit voorbeeld doen we het volgende: “acties > heeft geklikt op link” in “welkomstmail” en de specifieke link. Klik op "opslaan".

4. Je kunt vervolgens ook nog aangeven hoe lang contacten moeten wachten als ze nog niet op de link hebben geklikt. In dit voorbeeld zetten we het limiet op zeven dagen. We verwachten dat als een contact na een week nog niet op een link heeft geklikt, dat dit ook niet meer gaat gebeuren. Klik op de dropdown van “tijdslimiet” en selecteer hier “tot”. Geef hier vervolgens het door jou gekozen tijdslimiet aan en klik op “opslaan”.

 

 

Een “als/anders” actie toevoegen

De contacten hebben nu genoeg tijd gehad om te reageren op de mail. We gaan ze nu opsplitsen op basis van de actie die ze wel of niet hebben ondernomen, om ze vervolgens tags mee te geven.

1. Klik op het plusje en voeg de “als/anders” optie toe, of sleep deze vanuit het rechter menu in je automation.

2. Vervolgens moet je aangeven hoe je de automation wilt splitsen. In dit voorbeeld doen we het volgende: “Acties > heeft geklikt op een link” in “welkomstmail” en de specifieke link. Klik vervolgens op “ok”.

3. Vervolgens krijg je een splitsing in je automation. Afhankelijk van of de contacten aan de voorwaarde voldoen, gaan ze de “ja” of “nee” kant op.

4. Bij het “ja” pad willen we een tag toevoegen. Kies bij acties on het tabje contacten voor “voeg tag toe” middels het drag-en-drop systeem of het plusje.

5. Typ hier de naam van het tag en klik op “opslaan”.

6. Nu willen we een tag aan de contacten meegeven die wel de mail hebben geopend, maar niet op de link hebben geklikt. Hiervoor moeten we nog een “als/anders” actie toevoegen (op dezelfde manier als hiervoor). De voorwaarde stellen we als volgt in: “Actie > heeft geopend” “welkomstmail”.

7. Onder het “ja” pad plaatsen we weer de “voeg tag toe” actie met als benaming “geopend welkomstmail”. Onder het “nee” pad doen we hetzelfde, alleen dan noemen we het “geen interactie welkomstmail”. De gehele automation ziet er dan als volgt uit:

We hebben nu een automation gebouwd die de contacten zodra ze zich inschrijven direct een mailtje sturen. Op basis van hoe ze reageren op de mail hebben we een tag meegegeven. Deze tags kunnen in een later stadium gebruikt worden om nieuwe auomations te starten. Stel je start een automation zodra de “geklikt link in welkomstmail” tag aan een contact is toegevoegd. Je zou dan een bepaalde tijd kunnen afwachten en als blijkt dat sommige contacten nog geen aankoop hebben gedaan, dan kun je weer een nieuwe reeks mails sturen in de hoop ze nu wel te motiveren.